לנהל קדימה. לא לגלות בדיעבד.

הבעיה אינה שאין נתונים. ברוב המשרדים יש הרבה נתונים – הנהלת חשבונות, אקסלים, שעות, חוזים ומערכות נקודתיות. הבעיה היא שהם לא הופכים בזמן לתמונה ניהולית אחת שמאפשרת לקבל החלטות.

1. 01

   הרווחיות מתגלה בסוף

   המשרד מנוהל מול דוח כספי כולל – הכנסות, הוצאות ורווח – ולא מול רווחיות אמיתית ברמת פרויקט, חוזה או מנהל. חריגות מתגלות אחרי שהשעות כבר בוצעו והחודש כבר נסגר.

2. 02

   יעד הרווח לא מתורגם לשטח

   יעד הרווח קיים כציפייה או כתחושת בטן, אבל אינו מתורגם לתקציב שעות, לקיבולת ולתוכנית עבודה מחייבת לכל פרויקט ועובד.

3. 03

   השקעת משאבים לא מדידה

   שיבוץ עובדים נעשה לפי ניסיון ומי פנוי עכשיו. יודעים שהצוות עמוס – אבל לא אם העומס רווחי, נכון לפרויקט או חורג מתקציב העבודה.

4. 04

   הכסף והעבודה חיים בנפרד

   כספים רואים כסף, מנהלי פרויקטים רואים משימות, וההנהלה נדרשת לחבר את התמונה ידנית – בדרך כלל מאוחר מדי.

5. 05

   הכסף נתקע בדרך

   תחזית הגשות וגבייה מנוהלת בנפרד מתוכנית העבודה, והתחייבויות ליועצי משנה אינן מחוברות לרווחיות הפרויקט. אין שרשרת אחת של עבודה ← הגשה ← גבייה ← רווח.

• בעלים ומנכ"ל

  מה רווחי, מה בסיכון, מי עמוס, וכמה כסף ייכנס ומתי.

• מנהלי פרויקטים

  תקציב, ניהול יעיל של כ"א, ביצוע וחשבונות במקום אחד, עם התראה מוקדמת על חריגות.

• עובדים

  תוכנית עבודה אישית: על מה לעבוד, מתי ובאיזה היקף.

מהיעד של המנכ"ל ועד תוכנית העבודה של העובד, הכול מחובר.

1. 1שלב 1:

   היכרות · שלב 1

   היכרות

   פגישות הכרות וסקירת מצב קיים

   מכירים את המשרד ואת אופן הניהול היום: איך מנוהלים החוזים, השעות, החשבונות והגבייה, ומה הפער בין יעד הרווח למה שקורה בפועל.

2. 2שלב 2:

   הקמה והטמעה · שלבים 2–4

   הקמה

   מגדירים יחד את השיטה ותהליכי העבודה

   קובעים את יעד הרווח ומתרגמים אותו לתקציב שעות, לתוכנית עבודה ולתהליכי בקרה שמתאימים לאופן שבו המשרד עובד.

3. 3שלב 3:

   ניוד

   ניוד נתונים והתאמת מערכות

   מעבירים את הנתונים הקיימים של חוזים, שעות וחשבונות, ומתאימים את המערכות כך שהכול מתחבר לתמונת ניהול אחת.

4. 4שלב 4:

   הטמעה

   היכרות והדרכה על שימוש במערכת

   מנהלי הפרויקטים והעובדים מכירים את המערכת ומקבלים הדרכה לעבודה בה: תוכנית עבודה אישית, דיווח שעות ומעקב אחר התקדמות.

5. 5שלב 5:

   ליווי שוטף · שלב 5

   ליווי מומחים

   פגישות בקרה ויישום המערכת בניהול השוטף

   המומחים ממשיכים לצד ההנהלה: בוחנים תכנון מול ביצוע ומיישמים את המערכת בניהול היומיומי. אנחנו לא מתקינים תוכנה ונעלמים.